Privacyreglement

1. Inleiding

Bij NRG Basketball staat niet alleen sportiviteit en ontwikkeling centraal, maar ook respect voor de privacy van onze leden en betrokkenen. Om trainingen, wedstrijden, evenementen en de ledenadministratie goed te organiseren, verwerkt de vereniging persoonsgegevens.

Het bestuur van NRG Basketball vindt het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop persoonsgegevens worden verzameld, gebruikt, opgeslagen en beveiligd. Daarom is dit privacyreglement opgesteld volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Met dit reglement legt het bestuur verantwoording af aan leden, ouders en verzorgers, vrijwilligers, trainers, coaches, sponsoren en andere direct betrokkenen.

2. Verantwoordelijkheid van het bestuur

Het bestuur van NRG Basketball is verantwoordelijk voor een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Het bestuur zorgt ervoor dat:

• persoonsgegevens alleen voor legitieme doeleinden worden gebruikt;
• niet meer gegevens worden verzameld dan noodzakelijk;
• gegevens veilig worden opgeslagen;
• gegevens niet onnodig met derden worden gedeeld;
• leden hun privacyrechten kunnen uitoefenen.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Voor een goede uitvoering van onze verenigingsactiviteiten verwerken wij onder andere:

Ledengegevens

• Naam
• Adres
• Postcode en woonplaats
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Geboortedatum
• Geslacht
• Teamindeling
• Lidmaatschapsgegevens

Ouders en verzorgers van minderjarige leden

• Naam ouder of verzorger
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Vrijwilligers, trainers en coaches

• Naam
• Contactgegevens
• Verenigingsfunctie
• VOG-registratie en gedragscode

Financiële gegevens

• Bankrekeningnummer
• Betaalhistorie contributie

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor:

Verenigingsdoeleinden

• Ledenadministratie
• Teamindeling
• Wedstrijdorganisatie
• Trainingsplanning
• Competitie-inschrijvingen

Communicatie

• Nieuwsbrieven
• Aankondigingen
• Teaminformatie
• Noodcommunicatie

Financiële administratie

• Contributie-inning
• Facturatie
• Boekhouding

Wettelijke verplichtingen

• Fiscale verplichtingen
• Verantwoording aan sportbonden

5. Op welke wettelijke basis verwerken wij gegevens?

NRG Basketball verwerkt persoonsgegevens op basis van:

Uitvoering van het lidmaatschap

Gegevens zijn noodzakelijk voor deelname aan de vereniging.

Wettelijke verplichtingen

Voor bijvoorbeeld belastingadministratie.

Gerechtvaardigd belang

Voor normale verenigingsactiviteiten.

Toestemming

Wanneer dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld voor publicatie van beeldmateriaal.

6. Met wie delen wij gegevens?

NRG Basketball deelt persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is.

Sportbond

Gegevens worden gedeeld met de NBB voor:

• Competitie-inschrijvingen
• Spelersregistraties
• Wedstrijdorganisatie

Dienstverleners en administratie

Indien noodzakelijk kunnen gegevens worden verwerkt door:

• boekhoudsoftware;
• ledenadministratie;
• websitebeheerders;
• e-maildiensten.

Met deze partijen worden afspraken gemaakt over privacy en beveiliging.

NRG Basketball verkoopt of verstrekt nooit persoonsgegevens voor commerciële doeleinden.

7. Hoe beschermen wij persoonsgegevens?

Het bestuur neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Wij zorgen onder andere voor:

• sterke wachtwoorden;
• beperkte toegang tot persoonsgegevens;
• beveiligde digitale opslag;
• zorgvuldige omgang met documenten;
• periodieke controle van toegangsrechten.

Alle bestuursleden en vrijwilligers die toegang hebben tot persoonsgegevens zijn gehouden aan vertrouwelijkheid.

8. Foto-, video- en mediabeleid

Tijdens activiteiten kunnen foto's en video's worden gemaakt. Deze kunnen worden gebruikt voor:

• website;
• sociale media;
• nieuwsbrieven;
• promotie van de vereniging.

Minderjarige leden

Voor herkenbare publicatie van minderjarigen wordt toestemming gevraagd aan ouders of verzorgers.

Intrekken toestemming

Toestemming kan altijd worden ingetrokken. Het bestuur zal hier vervolgens zo snel mogelijk uitvoering aan geven.

9. Gebruik van WhatsApp en sociale media

Voor teamcommunicatie maakt NRG Basketball gebruik van digitale communicatiemiddelen. Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:

• alleen noodzakelijke gegevens worden gedeeld;
• groepsleden gaan respectvol met gegevens om;
• persoonsgegevens worden niet buiten de vereniging verspreid.

10. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.

11. Rechten van leden en betrokkenen

Iedere betrokkene heeft recht op:

Inzage

Inzien welke gegevens worden verwerkt.

Correctie

Onjuiste gegevens laten aanpassen.

Verwijdering

Gegevens laten verwijderen wanneer dit wettelijk mogelijk is.

Beperking

Verwerking tijdelijk beperken.

Bezwaar

Bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.

Intrekken toestemming

Eerder gegeven toestemming altijd kunnen herroepen.

12. Datalekken

Ondanks alle voorzorgsmaatregelen kan een datalek ontstaan. Een datalek is bijvoorbeeld:

• verlies van een ledenlijst;
• verzending naar een verkeerde ontvanger;
• onbevoegde toegang tot persoonsgegevens.

Het bestuur:

1. onderzoekt het incident direct;
2. registreert het incident;
3. neemt passende maatregelen;
4. meldt het indien nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
5. informeert betrokkenen wanneer dit wettelijk vereist is.

13. Geheimhouding

Bestuursleden, trainers, coaches en vrijwilligers die persoonsgegevens verwerken zijn verplicht vertrouwelijk met deze gegevens om te gaan.

Persoonsgegevens mogen uitsluitend worden gebruikt voor verenigingsdoeleinden.

14. Klachtenprocedure

Wanneer een lid of betrokkene vragen of klachten heeft over privacy, kan contact worden opgenomen met het bestuur van NRG Basketball. Het bestuur zal de klacht zorgvuldig behandelen en binnen een redelijke termijn beantwoorden.

Daarnaast kan altijd een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Evaluatie en actualisatie

Het bestuur evalueert dit privacyreglement periodiek. Wanneer wetgeving, verenigingsactiviteiten of digitale systemen wijzigen, wordt het reglement aangepast zodat NRG Basketball blijft voldoen aan de AVG.

Wat deze website zelf doet

Dit onderdeel staat niet in het reglement hierboven. Het reglement gaat over de hele vereniging en zegt over websitebeheerders alleen dat er afspraken over privacy en beveiliging zijn gemaakt. Wat deze site technisch doet is precies bekend, dus dat staat er hier concreet bij.

Cookies en trackers

• Deze site zet zelf geen cookies.
• Er staat geen analytics op, geen trackingpixel en geen advertentienetwerk.
• De lettertypen worden vanaf onze eigen server geladen en niet bij Google.
• Op de locatiepagina staat een ingesloten kaart van Google Maps. Die laadt zodra je bij de kaart komt: Google krijgt daarbij je IP-adres en kan cookies in je browser zetten.
• Op de aanmeldpagina staat het inschrijfformulier van Club.Basketball.nl, het ledenplatform van de Nederlandse Basketball Bond. Dat formulier wordt gemaakt door Foys en laadt van registration-form.foys.tech, api.foys.io en unpkg.com; die partijen krijgen daarbij je IP-adres. Wat je in dat formulier invult gaat rechtstreeks naar het ledenplatform van de bond en komt niet op deze website terecht.
• De kaart en het inschrijfformulier zijn de enige twee plekken op de site waar een andere partij in de pagina staat.
• Er zijn geen social-media-widgets. De links naar Instagram zijn gewone links die je zelf aanklikt.

Er staat geen cookiebanner op de site. Op twee pagina's staat iets van een andere partij in de pagina zelf: de kaart van Google Maps op de locatiepagina en het inschrijfformulier van het ledenplatform van de bond op de aanmeldpagina. Op alle andere pagina's gaan er bij het bekijken geen gegevens naar derden.

Het inschrijfformulier is er om lid te worden, dus dat is ook de bedoeling: je gegevens gaan naar de ledenadministratie van de vereniging en naar de bondsregistratie, en je maakt daarbij een account aan op het ledenplatform. Wij bewaren die gegevens niet apart op deze website. Wil je liever niet dat er tijdens het inschrijven iets van een andere partij laadt, dan kun je je ook aanmelden per e-mail bij de secretaris of met het pdf-formulier; beide staan op de aanmeldpagina.

Formulieren

• De gegevens die je in een formulier invult gaan via een eigen koppeling bij Amazon Web Services in de regio Frankfurt, dus binnen de EU, en worden per e-mail bij het bestuur bezorgd.
• Elke inzending wordt ook in een logbestand vastgelegd, zodat een aanvraag niet verloren gaat als het mailen mislukt. Die logs verwijderen we na twaalf maanden.
• Het formulier vraagt geen bankgegevens. De betaalgegevens worden apart geregeld, niet via de website.

Nieuwsbrief

• Voor de nieuwsbrief bewaren we je e-mailadres en, als je die invult, je naam.
• De lijst staat in een database bij Amazon Web Services in de regio Frankfurt, dus binnen de EU. De mail zelf gaat via de mailserver van onze eigen provider in Nederland.
• Je staat op de lijst zodra je het formulier verstuurt. Het moment van je aanmelding leggen we vast; dat is waarmee we kunnen aantonen dat je zelf toestemming hebt gegeven. Je krijgt daarna een mail dat het gelukt is, met een afmeldlink erin.
• Onderaan elke nieuwsbrief staat een afmeldlink. Na afmelden worden je gegevens verwijderd.
• We leggen geen IP-adres vast bij de aanmelding. De tijdstempels van aanmelding en bevestiging zijn het bewijs van toestemming, en daar is een IP-adres niet voor nodig.

Je rechten uitoefenen

Wil je weten welke gegevens we van je hebben, iets laten aanpassen of laten verwijderen, of je toestemming voor beeldmateriaal intrekken? Mail dan naar info@nrgbasketball.nl. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Zie ook het huishoudelijk reglement voor de regels rond lidmaatschap, contributie en opzeggen.